iFile Digitaal Dossier
Digitale dossierbeheer in een handomdraai

Of het nu gaat om papieren of digitale documenten, het beheer en de opslag van belangrijke informatie wordt vaak netjes gestructureerd. In sommige gevallen kun je als organisatie zelfs niet heen om dit soort dossiervorming. Denk bijvoorbeeld aan het:

• klantendossier 
• personeelsdossier 
• schadedossier
• leerlingendossier
• patiëntendossier 
• medisch dossier

Beperkingen

Een papieren dossier kent echter zijn beperkingen. Veel informatie komt tegenwoordig immers in digitale vorm binnen. Denk alleen al aan e-mail berichten of digitaal gemaakte documenten in Word, Excel of pdf formaat. Om een compleet papieren dossier te creëren ontkom je er niet aan veel, zo niet alle, documenten te printen.

Een ander nadeel is dat dossiers met regelmaat worden ingezien door diverse medewerkers. Niet alleen kan een fysiek dossier door slechts één persoon tegelijkertijd worden ingezien, hierdoor ontstaat ook de mogelijkheid dat documenten zoek raken, verkeerd worden opgeborgen of zelfs definitief verdwijnen. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de vele schaduwdossiers die diverse medewerkers erop nahouden als persoonlijk naslagwerk.

iFile Digitaal Dossier

Digitaal dossierbeheer biedt de ideale oplossing. Met iFile Digitaal Dossier van DDinformatica creëert u een dossier dat altijd compleet is.

Door te scannen, zet u uw fysieke documenten in slechts één eenvoudige handeling om in digitale vorm en worden zo automatisch toegevoegd aan het juiste digitale dossier. Uiteraard importeert u ook probleemloos reeds bestaande digitale documenten, afbeeldingen en videobestanden in bijna alle mogelijke bestandsformaten aan het digitale dossier. Zo ontstaat een volledig, betrouwbaar en beveiligd dossier met een logische opbouw en een onbeperkt aantal dossierlagen. Uw voordelen zijn eindeloos.

Daarnaast kent iFile Digitaal Dossier documentbeveiliging, waardoor het voor onbevoegden onmogelijk is om documentatie te bekijken die niet voor hen bestemd is, en heeft het een integratie met MS Office, waardoor digitaal aangemaakte documenten tevens met één druk op de knop kunnen worden opgeslagen in het juiste dossier.

Raadplegen

Iedere opgeslagen document en gecreerd dossier is voorzien van specifieke zoeksleutels. Hierbij kun je denken aan patiëntnummer, leerlingnummer, cliëntnummer, naam, datum, etc. Zo is het juiste dossier altijd snel te raadplegen, direct vanaf je PC. Je hoeft dus niet meer te lopen naar een kast of een bureau van een collega om te zoeken.

Voordelen van iFile Digitaal Dossier

• Logische structuur in dossiers
• Integratie met MS office
• E-mail integratie met Outlook/Exchange, GroupWise, lotus Notes
• Ongekende zoekmogelijkheden
• Onbeperkt aantal dossierlagen
• Dossier- en documentbeveiliging
• Direct inzetbaar
• Vanaf elke PC direct toegang tot ieder dossier
• Dossiers zijn gelijktijdig opvraagbaar
• Ruimtebesparing, fysieke opslag van papier veel minder!

Meer weten?
Wilt u meer weten over iFile Digitaal Dossier en de mogelijkheden die het voor uw organisatie kan bieden? Vraag dan meer informatie aan of download de brochure.