Archief digitaliseren als kerntaak

Wanneer een organisatie een veilige opslag wenst voor al haar waardevolle documenten, dan is digitaal archiveren dé oplossing. DDinformatica biedt met iFile Digitaal Archief een afgemeten product voor het betrouwbaar en veilig digitaal opslaan van documenten. Geschikt voor elke bedrijfsgrootte. En omdat iFile Digitaal Archief uw papieren archief overbodig maakt, bespaart u hiermee al direct op opslagkosten.

Door te scannen, zet u uw archief digitaliseren in slechts één eenvoudige handeling. Uiteraard importeert u ook probleemloos reeds bestaande digitale documenten, afbeeldingen en videobestanden in bijna alle mogelijke bestandsformaten aan het digitale archief. Zo ontstaat een volledig, betrouwbaar en beveiligd archief dat u vele voordelen biedt.

Digitaal archiveren: beproefde betrouwbaarheid

Veilig digitaal archiveren is nog nooit zo gebruikersvriendelijk geweest. Met de uitgebreide beveiligingsmogelijkheden kunt u bepalen welke gebruikers en met welke rechten toegang krijgen op welk archief. Door de opslag van de beveiligde documenten is het onmogelijk voor niet geautoriseerde gebruikers om toegang te verkrijgen tot de documenten. De beveiliging zorgt ervoor dat zelfs uw systeembeheerder geen documenten kan inzien zonder geldige autorisatie.

Omgevingen waarbij discretie en beveiliging zeer belangrijk zijn, kiezen er steeds vaker voor om het archief te digitaliseren met File Digitaal Archief.  

U verbetert uw Administratieve Organisatie!

• informatie uit uw archief is altijd direct opvraagbaar
• kopieën maken is niet meer nodig
• standaard digitaal origineelbeveiliging door versiebeheer
• iets wat gearchiveerd is, raakt u nooit meer kwijt
• dossierbehandelaar wordt automatisch door iFile Digitaal Archief bijgehouden.
  

Dat wij overtuigd zijn van onze producten, spreekt voor zich. Maar ook onze klanten erkennen de meerwaarde van iFile Digitaal Archief. Digitaliseren blijkt in vele opzichten voordelen te bieden. Enkele citaten:

• “Het opvragen van gearchiveerde stukken duurt nu seconden in plaats van dagen.” 
• “We hebben meer ruimte door het weghalen van de archiefkasten.” 
• “We besparen alleen al € 18.000 per jaar op externe opslag.” 
• “Een veilig gevoel, het is nu zichtbaar en controleerbaar wie de archiefstukken mogen inzien."
   

Digitaal archiveren is al rendabel voor de de kleinste bedrijven, waarbij het mobiele kantoor nu pas echt werkelijkheid wordt. Voor de ondernemingen met duizenden werkplekken is iFile Digitaal Archief de oplossing waarbij het archief overal beschikbaar gesteld kan worden. Of dit nu op één locatie is of verdeeld over tientallen vestigingen, de documenten zijn per direct beschikbaar voor iedereen zonder dat er hoge eisen worden gesteld aan de verbindingen. Door middel van het iFile Distributie Systeem (iDS) wordt de documentdistributie volledige beheersbaar en beveiligd. Ook het scannen van documenten op elke locatie wordt hiermee mogelijk! U kunt dus optimaal uw archief digitalisren.

Gebaseerd op Microsoft technologie, biedt iFile Digitaal Archief standaard integratie met Microsoft Office, Microsoft Exchange, Microsoft SQL en Microsoft SharePoint.


Voordelen van iFile Digitaal Archief

• documenten snel mailen naar leveranciers en/of collega’s, 
• vanaf elke PC direct toegang tot ieder document, 
• documenten zijn gelijktijdig opvraagbaar, 
• beveiligde opslag en toegang tot de documenten, 
• ruimtebesparing, fysieke opslag van papier veel minder!

Elk document of bestand wordt geconsolideerd opgeslagen en beschikbaar gesteld binnen iFile Digitaal Archief. Zet bestaande 'digitale' opslagsystemen over naar iFile Digitaal Archief op basis van onze 'open' interface en stel deze beschikbaar aan uw gebruikers door middel van duidelijk herkenbare archieven. Beveilig en maak zelf archieven aan voor post, fax, personeel- en directieafdelingen. Sinds 1995 wordt iFile Digitaal Archief wereldwijd ingezet bij meer dan 21.000 gebruikers, een betrouwbare oplossing voor uw digitaal archief.

Meer weten?
Wilt u meer weten over digitaal archiveren of weten welke mogelijkheden iFile Digitaal Archief uw organisatie kan bieden? Vraag dan meer informatie aan of download de brochure.