Elektronische post- en documentverwerking met GroupWise

De documentstroom bij organisaties wordt alsmaar groter waarbij de diversiteit aan informatiebronnen alleen maar toeneemt. Het is daarom van belang om de juiste informatie tijdig bij de juiste medewerker(s) te krijgen. GroupWise DMS stelt u in staat om met behulp van GroupWise het aanbod aan documenten in uw organisatie elektronisch te ordenen. Of het  nu gaat om de post, dossiers of het archief: wij brengen de stroom aan gegevens voor u onder controle.

Voordelen van digitale postverwerking

• Vol automatisch proces
• Gebruiksvriendelijk
• Tijdsbesparend
• Eenvoudig te bedienen
• Besparing in archiefruimte
• Snel en eenvoudig raadplegen
• De gebruikersinterface via GroupWise.

Scannen en Archiveren

De uitgebreide oplossing van DDinformatica maakt het mogelijk uw postverwerking en documentstroom eenvoudig en volledig geïntegreerd met GroupWise te automatiseren.

Nadat alle inkomende post is gesorteerd en is ontdaan van nietjes en paperclips, worden de documenten batchgewijs gescand. Zodoende kan iedere brief, fax, memo, foto, bedrijfspresentatie, etc. worden gedigitaliseerd.

Bij het scannen worden alle poststukken geregistreerd en gearchiveerd in het Document Management Systeem (DMS) van GroupWise. Vanaf dat moment is de informatie zowel digitaal als op papier beschikbaar en kan ieder poststuk per mail of via een workflow verstuurd worden naar elke willekeurige medewerker.

Het bijbehorende digitale archief biedt voor iedereen, mits geautoriseerd, toegang tot de opgeslagen documenten. In dit archief kunnen ook digitale bestanden zoals emailberichten, Microsoft Office documenten (Word, Excel, PowerPoint), pdf's en films centraal worden opgeslagen. Zo creëert u een compleet archief met alle aanwezige documentatie en informatie.

Raadplegen

Omdat de documenten in het archief worden vastgelegd aan de hand van vooraf bepaalde gegevens, is het vervolgens eenvoudig om documenten snel te raadplegen. Zo kan onder meer worden gezocht op afzender, datum, periode, behandelaar, het soort document, etc. Vanwege de meervoudige toegankelijkheid maakt het dan ook niet uit hoeveel collega's het document gelijktijdig willen inzien.

Workflow

Door GroupWise DMS met een workflow module uit te breiden, kunt u informatie die bestemd is voor (een van) uw collega's automatisch en gecontroleerd naar deze persoon toesturen. Deze ontvangt hij of zij in zijn of haar GroupWise email in box.

De digitale verspreiding met behulp van een workflow kan vooraf worden vastgesteld en zo uitgebreid gemaakt worden als u zelf wilt. Bijvoorbeeld: belangrijke zaken moeten altijd via het afdelingshoofd langs de directeur ter inzage. In een workflow kunnen er taken en/ of opmerkingen aan het document worden toegeschreven: laatste alinea aanpassen, checken op spelling, doorlezen aub, herzien, wat vind je hiervan, ter informatie, etc. De workflow oplossing biedt daarnaast de mogelijkheid om met behulp van GroupWise het verzamelen, opslaan, verwerken en verstrekken van gegevens efficiënt en effectief uit te voeren.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van GroupWise DMS? Vraag dan meer informatie aan of download dan de brochure op deze site.

DDinformatica is premium partner van Groupwise User Group Nederland.