Software voor het automatisch verwerken van facturen

Dagelijks krijgt een financiële administratie heel wat post te verwerken. Facturen moeten gecontroleerd en gearchiveerd worden, wat veel tijd in beslag neemt. DDinformatica heeft hiervoor iFileFactuur ontwikkeld: een standaard software toepassing voor het automatisch verwerken facturen en het elektronisch archiveren van deze inkomende facturen. iFileFactuur realiseert hiermee een aanzienlijke verlaging in tijd én kosten. Laat uw ROI uitrekenen om inzicht te verkrijgen de besparing die u met de inzet van iFileFactuur kunt behalen.

Verwerken van facturen met iFileFactuur

iFileFactuur staat voor het geheel aan applicaties dat u ondersteund bij het geautomatiseerd verwerken van facturen. Het gaat hierbij om een drietal applicaties, te weten:

iCapture (Scannen en Herkennen)
iFlow (Coderen en Accorderen)
iFile Digitaal Archief (Digitaal archiveren)

iFileFactuur, het automatische factuur verwerkingsproces

Facturen scannen en herkennen

Het proces van geautomatiseerde factuurverwerking begint met facturen scannen met iCapture. In combinatie met een scanner zal dit programma alle binnenkomende facturen scannen, waarbij de software de facturen herkent, registreert en opslaat in het digitale archief. Bij het herkenproces van de facturen worden de kopgegevens van de factuur automatisch herkend door middel van het gebruik van onze AI Herken Methodiek op basis van OCR.

Coderen en Accorderen

Na het registreren van de factuur wordt deze middels een geautomatiseerd procuratieproces gecontroleerd en geaccordeerd door de juiste budgethouder(s) en, indien gewenst, de directie. Dit procuratieproces vindt plaats in iFlow. Het procuratieproces wordt met iFlow vormgegeven als workflow. iFlow is zeer flexibel en biedt zeer veel mogelijkheden voor wat betreft de inrichting van uw procuratieproces. Vooraf coderen? Achteraf coderen? Of wordt de codering door de budgethouder(s) zelf gedaan? Alles is mogelijk binnen het ontwerp van de workflow.

Omdat iFileFactuur kan worden gekoppeld aan de primaire financiële applicatie voor het verwerken van facturen, kunnen de factuurgegevens automatisch in het financiële pakket worden ingeboekt.

Digitaal archiveren

iFile beheert het gehele archief aan facturen. Voor facturen geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Het digitaal archiveren van facturen mag als vervanging dienen voor een papieren archief. Daarbij geldt voor de fiscus de verplichting dat het archief binnen “redelijke” termijn kan worden geraadpleegd en dat een adequate registratie van de kenmerken de factuur ook eenvoudig terug te vinden maakt. Met iFileFactuur wordt volledig aan deze voorwaarden voldaan.

Uw voordeel

Het verwerken van facturen met iFileFactuur brengt onmiddellijk de volgende voordelen met zich mee;

Facturen kunnen op ieder gewenst moment opgezocht en geraadpleegd worden
Facturen die zoekraken? Veleden tijd!
U en uw collega’s kunnen gelijktijdig dezelfde factuur (facturen) raadplegen
De fysieke opslag van het digitale archief is minimaal en daarmee dus zeer ruimtebesparend.
Goede beveiliging van al uw facturen tegen onbevoegden
Er bestaat een directe koppeling tussen de gegevens in uw factuursysteem en uw factuur.

Meer weten?

Wilt u meer weten over iFileFactuur of over de wettelijke bewaarplicht van facturen? Vraag dan meer informatie aan op deze site of download de bijbehorende brochures. Benieuwd wat iFileFactuur voor uw organisatie kan opleveren? Laat dan uw Return On Investment berekenen.

Gerelateerde links

Factuurautomatisering in combinatie met:
• • • • • • • • • • • • • •	AccountView AFAS Assistence software Bomas DBS Exact Financials Exact Globe FinoFix FINPAK Fis2000 FMS Navision PeopleSoft Vila