Factuur automatisering

Uw factuurproces geheel onder controle

 

U kunt er zich waarschijnlijk wel een beeld bij vormen. Financiële administraties zijn dagelijks veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken en archiveren van inkomende facturen. Deze kostbare bezigheid schreeuwt om een efficiënte oplossing. En die biedt DDinformatica in de vorm van declaretie-, order- en factuur automatisering.  

 

Voordelen van factuur automatisering:

• Scannen en automatisch herkennen van facturen;
• Elektronisch controleren en accorderen; 
• Factuur automatisering bespaart u tijd en geld;
• Facturen raken niet meer zoek;
• Via computer direct toegang tot alle facturen;
• Eenvoudig te koppelen aan uw factuursysteem; 
• Complete controle bij de crediteurenadministratie.

 

Producten

Speciaal voor de financiële administratie heeft DDinformatica een aantal producten ontwikkeld waarmee niet alleen tijd en kosten zijn te besparen, ook het werk is beter te structureren. Maak dus ook gebruik van:

• iFileFactuur, voor de automatiseche verwerking van inkoopfacturen
• iFormServer, voor de automatische verwerking van orders en declaraties

 

Factuur automatisering

Factuur automatisering is dé complete standaardoplossing voor het automatiseren van het factuurverwerkingsproces, te realiseren met iFileFactuur, het product van DDinformatica. De oplossing is ook perfect geschikt voor het elektronisch archiveren van inkomende facturen. Zo brengt u dankzij factuur automatisering snel en eenvoudig structuur aan in uw factuurstroom, zodat u hier absolute controle over behoudt.

Het Proces

Het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces is onder te verdelen in een drietal fasen:

• Scannen en herkennen
• Controleren en accorderen
• Digitaal archiveren

Scannen en herkennen

Bij factuur automatisering worden uw inkomende facturen omgezet in elektronische vorm, door de facturen te scannen met behulp van de meest moderne scan- en herkentechnieken (OCR herkenning). Daarna worden ze digitaal opgeslagen. Facturen kunnen zo per tientallen worden verwerkt, met een snelheid tot 100 pagina’s per minuut. De gescande facturen kunt u nu handmatig inboeken. 
 

Controleren en accorderen

Na digitalisering moeten facturen, net als bij handmatige verwerking, worden gecontroleerd en geaccordeerd door één of meerdere budgethouders. Afhankelijk van leverancier, bedragen, betalingstermijnen, geleverde producten e.d., is in veel organisaties vastgelegd welke procedure (lees: procuratieproces) van toepassing is. Bij factuur automatisering kan dat procuratieproces worden geautomatiseerd. Met andere woorden: na het scannen en inboeken geeft het programma wordt automatisch aangegeven welk proces de factuur moet doorlopen. 

 

Digitaal archiveren

Direct nadat de facturen zijn gescand en ingeboekt, zijn ze automatisch gearchiveerd. De facturen worden vervolgens in het elektronische archief vastgelegd aan de hand van de gegevens die bij het inboeken aan de factuur zijn meegegeven. Hierdoor is het eenvoudig geworden om het archief te digitaliseren en facturen snel vanaf de werkplek te raadplegen.

Kort samengevat levert de archieffunctie u de volgende voordelen op: 

• U heeft geen archiefkast meer nodig;
• U heeft direct toegang vanaf uw PC tot iedere factuur;
• U en uw collega’s kunnen gelijktijdig dezelfde factuur (facturen) inzien;
• Facturen worden nooit meer verkeerd opgeborgen;
• U kunt snel een kopiefactuur doorzenden aan derden (bijvoorbeeld via e-mail);
• U heeft een uitstekende beveiliging van al uw facturen tegen onbevoegden;
• Er bestaat een directe koppeling tussen de gegevens in uw factuursysteem en uw factuur.

 

Snelle terugverdientijd

Door het automatiseren van de inkomende factuurstroom worden de handmatige werkzaamheden tot een minimum beperkt. Deze efficiencyverbetering resulteert in een flinke kostenbesparing. Ten slotte is er een aanzienlijke besparing op archiefruimte mogelijk doordat facturen direct digitaal worden opgeslagen. Het gevolg: een snelle terugverdientijd. Wilt u meer informatie over úw terugverdien tijd? Vraag dan een ROI berekening aan.

Meer Weten?

Wilt u meer weten over factuur automatisering product iFileFactuur? Bekijk dan de productpagina van iFileFactuur of download de bijbehorende brochure.