iFileFactuur voor Vila
Automatische factuurverwerking binnen Vila

iFileFactuur verwerkt al uw facturen digitaal, controleert deze i.c.m. Vila met de inkooporder en de goederenontvangst en boekt de factuur via Vila in uw financieel pakket (Exact, FIS2000, etc.).

• Digitale factuurregistratie, match met inkooporder, automatisch boeken (al dan niet via Vila), en elektronisch archiveren
• Bij afwijkingen (of geen inkooporder), wordt digitale factuur automatisch ter goedkeuring naar juiste budgethouder, goederenontvangst en/of inkoop gestuurd (workflow)
• Automatische scheiding tussen kosten- en inkoopfacturen
• Alle facturen snel toegankelijk via de PC
• Status van iedere factuur direct beschikbaar
• Reminders worden automatisch verstuurd
• Kortom, iedere order en factuur onder controle

Vila zorgt er eigenlijk in een vroeg stadium voor de handelingen met betrekking tot een factuur tot een minimum te beperken. Als bij ontvangst blijkt dat de factuur conform de inkooporder en aflevering is, dan kan verder zonder controle de factuur worden goedgekeurd. Echter, klopt de factuur niet of er is geen inkooporder, dan moet er nogal wat gebeuren. Niet alleen het registreren en boeken kost extra tijd en energie. Ook het goedkeuren van de facturen door de juiste budgethouder valt niet altijd mee. Met name binnen de zorgsector. In veel gevallen zitten de fiatteurs verspreid over meerdere vestigingen. Ook bestaat er fiscale verantwoordelijkheid om alle facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Even los van de accountantscontrole.

Met iFileFactuur voor Vila zet u weer een belangrijke stap in de optimalisatie van uw procuratieproces. Ook de afwijkende facturen kunnen met iFileFactuur volledig automatisch worden verwerkt. Na binnenkomst en automatisch vastlegging ontvangt de juist fiatteur de digitale factuur ter controle en goedkeuring. Afhankelijk van de door u gewenste inrichting (workflow) vervolgt de digitale factuur verder zijn pad. Zonder dat u hiervoor iets hoeft te doen. Het systeem werkt voor u. Dit is wat ons betreft ‘factuurautomatisering’. En u heeft altijd, op ieder moment toegang tot alle facturen.

Besparingen en voordelen en automatisch factuurverwerking!

Uw crediteuren administratie zal direct de inzet van iFileFactuur voor Vila ervaren. Snel en op automatisch vinden alle facturen de weg door uw organisatie. Op tijd en foutloos.

• uw fiatteurs automatisch herinneringen ontvangen van iFileFactuur,
• u minder navraag zult krijgen van uw leveranciers (crediteuren),
• een factuur nooit meer dan één keer geboekt kan worden en u
• nooit meer afhankelijk bent van uw interne post.

Automatisch minder werk dankzij iFileFactuur voor Vila
Door het scannen hoeft u nooit meer;

• kosten- en inkoopfacturen van elkaar te scheiden en apart in te voeren,
• de factuur van een stempel te voorzien,
• uitzoeken wie de juiste fiatteur (of route) is,
• de goede map zoeken om de factuur in op te bergen,
• de inkooporder op te zoeken en handmatig te controleren met de factuur,
• de facturen met de interne post te verzenden en te ontvangen en de

• alle facturen en bijbehoren direct benaderbaar vanaf de PC,
• automatisch opbergen van de facturen in de goede ordner,
• direct mailen van facturen uit het factuurregister,
• beveiligde opslag en directe koppeling tussen de gegevens in Vila en uw factuur,
• geen archiefkasten, veel meer ruimte!

• zoeken naar facturen niet meer nodig is,
• facturen nooit meer hoeft te kopiëren,
• van openstaande facturen nooit meer de status hoeft bij te houden,
• altijd beschikt over een complete ‘audit trail’ en omdat u
• per factuur een uitgebreid digitaal dossier aanlegt.