iFileFactuur voor PeopleSoft
Automatische factuurverwerking binnen PeopleSoft

Dankzij iFileFactuur hoeft u nooit meer eindeloos te zoeken naar die ene factuur! Tevens hoeft u rekeningen niet meer handmatig in te boeken! Om uw procuratie proces onder controle te krijgen, staat DDinformatica graag voor u klaar.

• Automatische factuur registratie en kostenboekingen binnen PeopleSoft
• Direct vanuit PeopleSoft de factuur inzien
• Elektronisch fiatteren
• Digitale blokstempel en audit trail
• Meest complete oplossing verkrijgbaar  
• Digitaal archiveren

Er kan veel fout gaan gedurende de weg die een inkoopfactuur moet afleggen. Ontvangen facturen moeten geregistreerd, ingeboekt en in PeopleSoft verwerkt worden. Al deze handelingen kosten veel tijd en moeite. Dit is vaak ook het geval bij het fiatteringproces. Zo moet de juiste budgethouder worden gevonden en moet deze gevraagd worden om op tijd zijn paraaf te zetten. Alle facturen moeten van de fiscus minimaal 7 jaar bewaard worden en deze moeten snel kunnen worden teruggevonden.

Wilt u ook een flinke kostenbesparing? iFileFactuur voor PeopleSoft neemt deze knelpunten moeiteloos voor u weg. Eerst automatiseert onze software alle inkoopfacturen en vervolgens worden ze automatisch naar PeopleSoft geëxporteerd. Hierbij vindt geen handmatige invoer plaats. Tot slot controlleert, accordeert en archiveert iFileFactuur alles elektronisch. Via PeopleSoft heeft u ook nog eens direct toegang tot alle facturen.

iFileFactuur biedt vele omvangrijke voordelen voor PeopleSoft en hebben betrekking op vele facetten binnen het proces van geautomatiseerde factuurverwerking.

Belangrijke kenmerken van iFileFactuur voor PeopleSoft interface:

• Biedt standaard alle benodigde interfaces met PeopleSoft.
  • Masterdata PeopleSoft: crediteuren, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, betaaldatum factuur, valuta en dimensies
  • Nummering door iFileFactuur verschillende nummerreeksen op basis van administratie, debiteurnummer en datum zijn mogelijk
  • Boeken factuurgegevens (factuurboekingen en kostenboekingen) op basis van exportbestanden: Afhankelijk van factuurtype verschillende boekingen mogelijk: dagboek, wachtrekening
  • Export momenten volledig te sturen vanuit de workflow.
    
• Op basis van een onderhoudscontract op de interfaces garandeert DDinformatica dat de klant, indien hij over gaat op een nieuwe versie van PeopleSoft, DDinformatica zorg draagt voor nieuwe interfaces.

(Veel) minder werk

Het scannen neemt vele werkzaamheden weg, zoals:

• Bijhouden naar wie een factuur wordt verzonden
• Toevoegen en invullen van blokstempel aan factuur
• Handmatig invoeren factuurgegevens (factuurregistratie)
• Het sorteren van facturen op betaalstatus
• Het factuurarchief bijhouden 
• Facturen met de hand inboeken
• Facturen verzenden naar en ontvangen van budgethouders

• Geen papieren facturen door de organisatie hoeft te zenden
• Geen dubbele boekingen heeft
• Geen (minder) aanmaningen te verwerken krijgt 
• Geen reminders meer hoeft te zenden aan budgethouders

• Bedrijfszekere ‘audit trail’
• Geen dubbele betalingen
• Volledig elektronisch procurement dossier per factuur
• Geen kopie facturen maken en/of opvragen
• Niet meer zoeken naar “kwijtgeraakte” facturen
• Status openstaande facturen bijhouden

• U kunt snel vanuit het systeem een kopiefactuur doorzenden aan derden (bijvoorbeeld via e-mail)
• Geen archiefkast meer nodig
• U heeft een uitstekende beveiliging van al uw facturen tegen onbevoegden
• Direct toegang vanaf uw PC tot iedere factuur
• Facturen worden nooit meer verkeerd opgeborgen
• U en uw collega’s kunnen gelijktijdig dezelfde factuur (facturen) inzien