iFileFactuur voor Exact Financials
Automatische factuurverwerking binnen Exact Financials

Met iFileFactuur voor Exact Financials hoeft u nooit meer eindeloos op zoek naar die ene factuur! Het handmatig inboeken van rekeningen is vanaf nu verleden tijd! Als u uw procuratie proces onder controle wilt krijgen, staat DDinformatica graag voor u klaar.

• Automatische factuur registratie en kostenboekingen binnen Exact Financials
• Elektronisch goedkeuren
• Digitaal archiveren
• Vanuit Exact Financials elke factuur direct inzien
• Digitale blokstempel en audit trail
• iFileFactuur is de meest complete verkrijgbare oplossing

Gedurende de weg die een inkoopfactuur moet afleggen, kan er veel fout gaan. Ontvangen facturen moeten geregistreerd, ingeboekt en in Exact Financials verwerkt worden, wat veel tijd en moeite kost. Dit kan ook zo zijn bij het fiatteringproces. De juiste budgethouder moet worden gevonden - en gevraagd om op tijd zijn paraaf te zetten. Uiteindelijk moeten alle facturen van de fiscus minimaal 7 jaar worden bewaard en moeten deze snel kunnen worden teruggevonden.

Met iFileFactuur voor Exact Financials zijn deze knelpunten verleden tijd wat een forse kostenbesparing tot gevolg heeft. Onze programma’s verwerken alle inkoopfacturen geheel geautomatiseerd, waarna ze automatisch naar Exact Financials worden geëxporteerd. Daarbij hoeft niets handmatig te worden ingevoerd. Alles kan vervolgens elektronisch worden gecontroleerd, geaccordeerd en gearchiveerd. Via Exact Financials heeft u tevens direct toegang tot alle facturen.

iFileFactuur biedt vele omvangrijke voordelen voor Exact Financials en deze hebben betrekking op vele facetten binnen het proces van geautomatiseerde factuurverwerking.

(Veel) minder werk

Door het scannen zij de volgende werkzaamheden verleden tijd:

• Handmatig invoeren van factuurgegevens (factuurregistratie)
• Een blokstempel toevoegen en invullen aan een factuur
• In de gaten houden naar wie een factuur wordt verzonden
• Een archief aanleggen van alle facturen
• Facturen sorteren op bijvoorbeeld de betaalstatus
• Versturen en ontvangen facturen naar en van budgethouders
• Facturen handmatig inboeken

• Geen (minder) aanmaningen te verwerken
• Geen papieren facturen door de organisatie
• Geen dubbele boekingen
• Geen reminders meer zenden aan budgethouders

• Vanaf elke PC tot iedere factuur direct toegang
• Dezelfde factuur (facturen) kunnen gelijktijdig ingezien worden door u en uw collega’s
• Facturen worden nooit meer verkeerd opgeborgen
• Archiefkast(en) is/zijn niet meer nodig
• U kunt snel vanuit het systeem een kopiefactuur doorzenden aan derden (bijvoorbeeld via e-mail)
• Er bestaat een directe koppeling tussen de gegevens in uw Exact Globe en uw factuur
• Al uw facturen zijn uitstekend beveiligd tegen onbevoegden

Kwaliteitsverbetering Administratieve Organisatie

• Zoeken naar “kwijtgeraakte” facturen is niet meer aan de orde
• Bedrijfszekere ‘audit trail’
• U hoeft geen kopie facturen meer te maken en/of op te vragen
• Volledig elektronisch procurement dossier per factuur
• Status openstaande facturen bijhouden
• Dubbele betalingen komen niet meer voor

• Biedt standaard alle benodigde interfaces met Exact Financials
  • Masterdata Exact Financials: crediteuren, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, betaaldatum factuur, valuta en dimensies
  • Nummering door iFileFactuur verschillende nummerreeksen op basis van administratie, debiteurnummer en datum zijn mogelijk
  • Boeken factuurgegevens (factuurboekingen en kostenboekingen) op basis van exportbestanden: Afhankelijk van factuurtype zijn er verschillende boekingen mogelijk: dagboek, wachtrekening
  • Export momenten zijn volledig te sturen vanuit de workflow.
    
• Op basis van een onderhoudscontract op de interfaces garandeert DDinformatica dat de klant, indien hij over gaat op een nieuwe versie van Exact Financials, DDinformatica zorg draagt voor nieuwe interfaces.
  
• Het, vanuit een Exact Financials opvragen van de digitale factuur, inclusief de audit trail.