iFile DMS
Uw interne documenten eenvoudig toegankelijk dankzij digitale postverwerking

Het iFile Document Management Systeem biedt u de mogelijk om alle papieren processen te digitaliseren en te automatiseren. Of het nu gaat om het goedkeuren van contractstukken of om het digitaliseren van de postverwerking, alles is mogelijk.

Begrijpelijke software?

Het zelf inrichten van werkstromen na een instructie van 15 minuten? Dat is mogelijk met iFile DMS. Geen lastige interface of scripts komen er aan te pas. Alleen een eenvoudige een zeer duidelijk grafische interface waarbij de werkstromen op basis van ‘drag en drop’ kunnen worden opgesteld. iFile DMS heeft een integratie met Microsoft Outlook, Novell Groupwise en Lotus Notes waarbij gebruikers op een herkenbare wijze kunnen werken met werkstromen. Het realiseren van digitale postverwerking is dus een fluitje van een cent en kent vele voordelen: 

• Digitale documentregistratie, waarbij verschillende type documenten op basis van voorgedefinieerde waarden automatisch de juiste werkstroom ingaan. Zelf volledig zonder tussenkomst van een gebruiker bij het gebruik maken van de module iIndex. 
• Standaard bewaking van de doorlooptijd, met indien gewenst reminderfunctie voor de taakeigenaar en of teamleider. 
• Vanaf elke PC direct toegang tot ieder document. 
• Documenten zijn gelijktijdig opvraagbaar. 
• Status van iedere document direct beschikbaar. 
• Kortom, iedere proces onder controle.
  
  

De werkwijze van digitale postverwerking

Na binnenkomst van het document en de automatische vastlegging van de werkstroom, krijgt de juiste behandelaar het document als digitale post ter verwerking aangeboden. Afhankelijk van de door u gewenste inrichting kan de behandelaar het document hierna afhandelen, of zijn commentaar en bijlagen toevoegen waarnaar het volledig automatisch de volgende stap in de werkstroom zal nemen. Het overzicht is altijd aanwezig. Van elk document is op ieder moment inzichtelijk waar het zich in het proces bevind en welke behandelaar het in behandeling heeft. Duidelijk en snel inzichtelijk gemaakt door een grafische weergave van de specifieke werkstroom en processtap van het document.
Gebaseerd op Microsoft technologie, biedt iFile DMS standaard integratie met Microsoft Office, Microsoft Exchange, Microsoft SQL en Microsoft SharePoint.


iFile DMS maakt digitale postverwerking makkelijk; 

• Het zoeken naar documenten is niet meer nodig, 
• documenten hoeft u nooit meer te kopiëren, 
• van tijdsgebonden reacties op inkomende post is het bijhouden van de status niet meer nodig, 
• altijd beschikt over een complete ‘procesverantwoording’ en omdat u 
• per inkomend document een uitgebreid digitaal dossier aanlegt.

Meer informatie?

Wilt u digitale postverwerking inzetten binnen uw organisatie? Bekijk dan de mogelijkheden die iFile DMS u kan bieden. Neem dan contact met ons op (023-5672000), vraag meer informatie aan of download de brochure.