Orders en Declaraties
Digitalisering maakt het uw medewerkers makkelijk

Bent u al die stapels met orders ook zo zat en wordt uw administratie daardoor een grote rommel? Stapels orders zijn vanaf nu niet meer aan de orde. Met de software van DDinformatica kunt u uw orders moeiteloos automatiseren, om deze vervolgens te archiveren. Dit bespaart u tijd en dus een hoop kosten. Met de software van DDinformatica heeft u voortaan weer tijd om u te concentreren op belangrijkere zaken dan orderverwerking!

Voordelen:

• Scheelt werk en frustratie
• Bespaart tijd en kosten
• Zorgt voor een goed archief en bespaart zo dus ruimte
• Bespaart papierwerk

Gemakkelijk orders verwerken

Met iFormServer heeft DDinformatica een programma ontwikkeld dat u helpt bij de verwerking van uw orders. In combinatie met een scanner zorgt deze software ervoor dat het verwerken van orders voortaan met het grootste gemak gebeurt. Dit neemt een hoop tijd en kosten, maar ook zeker frustratie weg!

iFormServer lost de stapels orders binnen zeer korte tijd voor u op. Door middel van het scannen van deze orders met behulp van de software, wordt al het handmatige werk u bespaard. Eerst worden de orders gescand, vervolgens keurt u ze goed en tot slot verdwijnen de orders in de database. Al deze handelingen gebeuren in zeer korte tijd. Bovendien zijn de orders na dit proces weer zeer gemakkelijk op te vragen!

Declaraties

Wat we met uw orders kunnen, doen we net zo makkelijk voor uw declaraties. Verdwenen bonnetjes, declaraties die te hoog uitgevallen, onvolledig zijn of te laat worden ingediend behoren dus geheel tot het verleden.

Voor deze en vele gerelateerde problemen omtrent declareren biedt iFormServer van DDinformatica een helpende hand. Met iFormServer kunnen al uw medewerkers online hun onkosten declareren. Of ze nu op kantoor zijn, extern bij een klant zitten of vanuit huis werken; alle medewerkers kunnen direct hun onkosten declareren. Zo kunnen alle declaraties aan het eind van de maand binnen zijn op de financiële administratie. Daar zijn geen excuses meer voor.

Voordelen:

• Niet meer wachten tot het eind van de maand om te declareren. Ofwel: direct declareren waardoor bonnetjes niet meer kwijtraken
• Zowel de declarant als de financiële administratie hoeven een declaratie niet meer na te rekenen, dat doet het systeem automatisch. Bedragen kloppen dus altijd.
• Scheelt werkt én frustratie op de financiële administratie
• Sneller betaalbaar stellen
• Declarant hoeft het uitgekeerde bedrag niet meer na te rekenen.

Digitaal archief

Het bonnetje wordt, zodra deze is gescand, toegevoegd aan de declaratie en direct in het financiële systeem gekoppeld. Het bijbehorende digitale archief bewaard de declaratie én het bonnetje digitaal. Dit bespaard archiefruimte. Zeker omdat declaraties, net als overige financiële documenten een bewaarplicht kennen van 7 jaar.

Betaalbaar stellen

Alle ingediende declaraties worden aan het eind van de maand automatisch bij elkaar opgeteld en ter controle van de financiële administratie naar de betreffende teamleider gezonden ter goedkeuring. Dit is middels een workflow eenvoudig te automatiseren. Omdat de declaratie in het financiële systeem is opgenomen, zal de betaling bij akkoord ook automatisch geschieden.