Document Management: DMS-WFM
Document Management System en WorkFlow Management

De informatievoorziening binnen organisaties is de afgelopen decennia explosief is toegenomen.
Post, fax en e-mailberichten komen vaak verspreid door de organisatie binnen. Digitalisering hiervan zorgt voor een overzichtelijke en slimme document management oplossing.
 

Wat is document management?

Met een Document Management Systeem (DMS) kunt u uw documenten in digitale vorm beheren, vastleggen, raadplegen en archiveren. Door uitbreiding met een WorkFlow Management systeem (WFM) vergroot u daarbij de vindbaarheid van uw documenten waardoor u snel en efficiënt documenten kunt zoeken en raadplegen.

Zo is de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene afdeling naar de andere afdeling te transporteren. Door vooraf de workflow in te richten naar de bestaande werkstromen, verloopt het routeren van documenten en facturen in de toekomst volledig automatisch. Hierdoor zal een gescand document altijd naar de juiste persoon gestuurd worden en een factuur naar de juiste budgethouders, die hem vervolgens dient te accorderen. Dit gaat veel sneller dan dat het allemaal handmatig zou moeten gebeuren.

Voordelen Document Management, Workflow Management 

Een Document Management Systeem (al dan niet voorzien van Workflow Management), levert u vele voordelen op:

• Snel en makkelijk opzoeken en direct raadplegen van documenten via het bedrijfsnetwerk, 24 uur per dag;
• Middels een ‘audit trail’ is het altijd na te gaan wie wat wanneer heeft gedaan met betrekking tot een document;
• Door snelle interne transport worden documenten ook veel sneller verwerkt;
• Documenten komen altijd bij de juiste personen terecht;
• Documenten raken niet meer kwijt;
• Tijd en ruimtebesparing;
• Besparing op papier- en printkosten;
• Duidelijk en goed geordend centraal archief.

iFile DMS

Al deze voordelen behaalt u met iFile DMS van DDinformatica. Een intelligente Document Management oplossing die standaard is voorzien van een workflow module.

Wilt u meer weten over dit product? Bekijk dan de productpagina's van iFile DMS, vraag meer informatie aan of download de bijbehorende brochures.