Document Archivering

Al uw papieren en elektronische documenten eenvoudig digitaal archiveren

Informatie ligt vaak verspreid door een organisatie; archiefkasten, ordners en mappen vol papier, het netwerk overladen met digitale documenten en email berichten in persoonlijke inboxen.

Omdat informatie vandaag de dag veelal betrekking heeft op meerdere mensen, is er steeds vaker behoefte aan een gedeelde vorm van document archivering.

• Een optie is om alle papieren informatiebronnen te printen en te archiveren, waarna iedereen beschikking heeft tot de informatie die voor hem of haar bestemd is. Het nadeel is dat deze manier erg duur is en veel archiefruimte verlangt. Daarnaast zijn bestanden ook moeilijk te beveiligen voor onbevoegden.
  
  
• Een tweede optie is om alle bestanden naar de mensen te mailen voor wie de informatie van belang is. Zo zijn de printkosten in de hand te houden, en dienen enkel de originele papieren documenten middels scanning te worden gedigitaliseerd. Hoewel dit een redelijke tussenoplossing is, heeft ook deze vorm van document archivering ndelen. Op deze wijze houdt iedereen immers een eigen digitale archief bij. Ook is het geen garantie dat altijd iedereen de informatie krijgt die voor hem of haar is bestemd, simpelweg omdat de documentatie naar de verkeerde wordt gemaild of omdat de afzenders enkele geadresseerden vergeet. Het blijft immers mensenwerk.

Document archivering slimmer aanpakken.

Welke oplossing leidt dan wel tot succes? Het antwoord is simpel: het aanmaken van een digitaal archief. Documentatie en informatie wordt zo op één centrale plek gearchiveerd. Papieren documenten worden, net als bij optie twee, middels scanning gedigitaliseerd en automatisch opgeslagen in een digitaal archief. Het voordeel van document archivering is dat het digitale archief autorisatie kent, waardoor bepaalde documenten zijn beveiligd tegen onbevoegden. Een ander groot voordeel is dat het archief eenvoudig is te bereiken, gewoon vanaf je PC. Men hoeft dus niet te meer te lopen naar het archief om tussen alle kasten, ordners en mappen de documentatie op te zoeken. En omdat het archief meervoudig toegankelijk is, kunnen uw medewerkers tegelijkertijd bij dezelfde informatie.

DDinformatica biedt met iFile Digitaal Archief hét product voor digitale archivering. Documenten hoeven niet meer uit het archief te worden gehaald waardoor u altijd kunt vinden wat u zoekt. En doordat de documenten worden opgeslagen op basis van meerdere inhoudelijke gegevens (ook wel meta gegevens genoemd) die nodig zijn om de gescande documenten te kunnen vinden en om relaties tussen documenten te kunnen leggen, kan iedereen snel en efficiënt documenten zoeken en raadplegen. 

Digitaal documenten archiveren: de voordelen

• Emails, Word, Excel, pdf en text bestanden centraal opgeslagen
• Snel en eenvoudig scannen van al uw papieren documenten
• Hoogwaardige exacte digitale kopie van het gescande origineel
• Eén algemeen archief, toegankelijk voor de hele organisatie
• Informatie is beveiligd tegen onbevoegden
• Informatie is meervoudig toegankelijk
• Geen archiefruimte meer nodig
• Tijdbesparing doordat documenten snel te raadplegen zijn
• Documenten raken niet meer zoek of beschadigd

Meer weten? Kijk voor meer informatie over digitaal archiveren op de productpagina van iFile Digitaal Archief, of download de brochure.