DDinformatica ontwerpt Universeel Document Capture Systeem

Bij de introductie van de eerste computer op kantoor werd al snel gesproken over “the paperless office”. Nu vele decennia later weten we dat het gebruik van papier alleen maar is toegenomen.

De laatste jaren lijkt zich een duidelijke kentering voor te doen. De groei aan papier is drastisch aan het afnemen. Sinds de doorbraak/acceptatie van met name e-mail, neemt het aantal elektronische documenten steeds grotere vormen aan.

Trends/hypes zoals “globalisme”, “het nieuwe werken”, “de iPad”, “snel draadloos internet”, “cloud computing”, e.d. creëren automatisch vraag naar digitale informatie, digitale documenten. We zullen in de nabije toekomst met steeds minder papier of steeds minder met papier te maken krijgen. Ondanks dat organisaties regelmatig aangegeven hoezeer zij nog gehecht zijn aan papier, zal de verandering snel gaan. Het aantal ontvangen en verzonden documenten via de post komt steeds verder achter te liggen op e-mail. Meer en meer formulieren worden online aangeboden. Vliegtickets printen we nu nog, maar binnenkort zullen we inchecken met de GSM/Smart Phone.

De betekenis van bovenstaande ontwikkeling zal geen enkele organisatie voorbij gaan. Steeds vaker krijgt men praktische vragen, zoals:

• Hoe declareer ik een vliegticket die “op mijn GSM staat”?
• Hoe zorgen wij ervoor dat de factuur die we per e-mail ontvangen bij de juiste persoon op de administratie terecht komt?
• Hoe verwerken we deze factuur?
• Hoe zorgen we ervoor dat de klacht via de mail/website toch adequaat in behandeling wordt genomen?
• Hoe weten we zeker dat het papieren schaderapport digitaal in het juiste dossier komt?

Kortom, hoe brengt uw organisatie structuur aan in deze nieuwe documentstromen? Want dat u structuur moet aanbrengen staat zonder meer vast!

iCapture, universeel document capture systeem

Bij het ontwerp van iCapture zijn we (heel ver) teruggegaan in de tijd. Hoe ging het voor het digitale tijdperk van telex, fax, EDI, internet en e-mail? Wat meteen opvalt is de overzichtelijkheid. Alles was één formaat; papier. Een document werd op papier gemaakt, verzonden, centraal ontvangen – indien formeel registreren en classificeren – soms gekopieerd, intern doorgestuurd, verwerkt en netjes opgeborgen, om uiteindelijk voor langere tijd in het archief te belanden.

Aan de bovenstaande documentstroom is eigenlijk niets veranderd, behalve het formaat (papier, fax, e-mail, web form, MFP, ect.) en de centrale ontvangst. Bij het ontwerp van iCapture als Universeel Document Capture Systeem is daarom uitgegaan van deze twee gegevens. Ieder document, onafhankelijk van de bron (pdf, doc, xml, MFP, html, EDI, papier, fax, e-mail), wordt (de)centraal opgevangen door iCapture en vervolgens centraal ontvangen en verwerkt op de iCapture server tot een universeel formaat.

Naast de verwerking tot een universeel formaat, worden documenten naar wens volledig geïndexeerd, geregistreerd en geclassificeerd. Direct – al dan niet via vaste procedures (workflow) – verzonden naar de juiste medewerkers en netjes (beveiligd en geautoriseerd) opgeborgen in het juiste digitale dossier/digitale archief. De documenten zijn nu klaar voor gebruik. Dat wil zeggen, opvolgen van informatie aanvraag, raadplegen van een dossier, fiatteren van inkoopaanvraag, verwerken van een declaratie, etc. Door het universele formaat apparaatonafhankelijk en dankzij het internet locatieonafhankelijk.

Download de complete white paper van iCapture, Universeel Document Capture Systeem of vraag deze aan op onze website.

DDinformatica uit Hoofddorp, Microsoft Gold Partner en FD Gazelle van 2006, 2007 en 2008, helpt u bij het elimineren van papier en het optimaliseren van uw documentstromen.
Als autoriteit op het gebied van Document Proces Automatisering bieden wij een breed scala aan slimme oplossingen voor het verwerken en beheren van documenten, facturen en formulieren.