Bewaarplicht
Wettelijke bewaartermijnen van documenten
Voor veel documenten is het niet alleen wenselijk deze enige tijd te bewaren, in diverse gevallen is het zelfs bij wet verplicht. De opslag van deze documenten neemt logischerwijs archiefruimte in beslag. En naar mate het aantal jaarlijks te bewaren documenten toeneemt, nemen ook uw kosten toe. Denk maar eens aan de investering die u kwijt bent aan:
- Archiefkasten
- Ordners
- (hang)mappen
- Vierkante meters
In onderstaand overzicht vindt u de verplichte bewaartermijn per type document waaruit blijkt dat opslag van 7 jaar geen uitzondering is. Heeft u wel eens stilgestaan bij de totale kosten die dit met zich meebrengt?
Digitale archivering biedt u een praktische en betaalbare oplossing. U houdt zich zo moeiteloos aan de bewaarplicht zónder dat u daar vele vierkante meters aan kwijt bent. En u verdient uw investering in veel gevallen al binnen een jaar terug.
Lees meer over onze oplossing voor digitale opslag en verwerking van uw
Wilt u weten of digitalisering rendabel is voor uw organisatie? Laat dan uw R.O.I. berekenen.
|
Documenten |
Bewaar
termijn |
Ingangsdatum
Bewaartermijn |
Wet |
|
ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN |
|
Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. |
7 jaar |
vanaf datum opstellen |
art. 2: 394 BW (=Burgerlijk wetboek) |
|
Winst- en verliesrekening |
7 jaar |
vanaf datum opstellen |
art. 2: 10 en 3: 15a BW |
|
Administratie na ontbinding rechtspersoon |
7 jaar |
na ontbinding |
art. 2: 24 BW |
|
Dividendnota's |
5 jaar |
na opstellen |
art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting |
|
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed |
9 jaar |
Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen. |
art. 34a Wet op de omzetbelasting |
|
Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden |
10 jaar |
na aanvraag van het lidmaatschap |
art. 2: 61 BW |
|
Subsidie administratie |
10 jaar |
vanaf datum administreren |
art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht |
|
FISCALE DOCUMENTEN |
|
Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie Documenten |
7 jaar |
vanaf 1 januari na het opstellen |
art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet |
|
Loonadministratie |
5 jaar |
vanaf datum opstellen |
art. 6 Loonadministratiebesluit |
|
Facturen i.v.m. de omzetbelasting |
7 jaar |
na opstellen c.q. ontvangst |
art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting |
|
Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht) |
5 jaar |
na einde dienstverband |
art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting |
|
MEDICI |
|
Patiëntendossier |
10 jaar |
vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) |
art. 7: 454, lid 3 BW |
Oplossingen
Documentautomatisering
